Meer informatie
Introductie

Startpagina DigiMembers Help

Op deze site vind u nieuws, tips, aanwijzigingen om met DigiMembers aan het werk te gaan.

Deze pagina heeft aan de linkerkant directe links naar de diverse helponderdelen van DigiMembers:

  • Personen
  • Lessen
  • Beheer
  • Organisatie
  • Contributie
  • Lijsten

Onder deze menu-items zijn diverse instructiepagina's te vinden.


Kleur- en opmaakgebruik in helptekst.
 

  • Zwart: In de helptekst wordt de zwarte kleur gebruikt voor opdrachten die u moet uitvoeren
  • Vet met cursief  voor aanduiding van menu-onderdelen die u gebruikt in Digimembers.
  • Blauw: Blauwe tekst voor uitleg.
  • Rood: Rood met cursief  voor aanduiding van opdrachten die u letterlijk zo terug ziet in uw scherm en waarop u met de muis moet drukken.

Printen handleiding

U kunt de pagina's van de handleiding printen door in een modulescherm rechtsonder op het kleine printicoontje  Afdrukken  te drukken, waarna zich een nieuw scherm opent. U kunt dan linksboven in het menu kiezen voor Print of Afdrukken.

 

Tip:
Lees eerst alle blauwe teksten in deze handleiding zodat u een idee krijgt waar u wat kunt doen.!


U kunt aan teksten in deze handleiding geen rechten ontlenen. 
Bij verschil van inzicht en/of uitleg, beslist de KNGU

Print
Instructie algemeen

Zoeken in de handleiding.

U kunt zoeken in deze handleiding met Google.
Stel dat u vragen heeft over incasso, dan gaat  u naar Google en zoekt op…
digimembers help incasso.

U krijgt dan de zoekresultaten waar u in de handleiding iets kan vinden over incasso.

Stel dat u vragen heeft over opzeggen lidmaatschap dan zoekt u op….. digimembers help opzeggen lidmaatschap

Dus het zoekwoord altijd vooraf laten gaan door de woorden digimembers en help.

 

Inloggen en wijzigen wachtwoord

U heeft op aanvraag inloggegevens toegestuurd gekregen. Er wordt bij aanvang 1 inlog per vereniging uitgegeven voor de hoogste autorisatie, de Algemeen beheerder. De Algemeen beheerder kan autorisaties aanmaken voor andere gebruikers en/of voor opvolgers. De Algemeen beheer kan daarbij aangeven welke rechten een andere gebruiker heeft, zowel in mogelijkheden als in tijd. Uitsluitend de Algemeen beheerder van de vereniging zelf is bevoegd om andere personen toegang te verschaffen.

Na inloggen kunt u rechtsboven in de rode balk, links naast de knop Uitloggen drukken op de inlognaam. Daardoor komt u in een beheerscherm. Druk op Wijzig profiel. Daar kunt u onder andere uw wachtwoord wijzigen door op Wachtwoord beheren  te drukken, of uw e-mailadres zonodig aanpassen, waar de door Digimembers verstuurde bestanden (facturen, clieopbestanden, enz.) naar toe moeten.

 

Sorteren

Op de meeste plaatsen kunt u kolommen sorteren door in de rode balk op de kolomnaam te drukken. Herhaalt drukken doet de sortering omdraaien.
Sorteerbare kolommen zijn herkenbaar aan witte onderstreepte namen in de
 
rode balk (    Naam    ). 
Niet sorteerbare kolommen zijn herkenbaar aan zwarte niet onderstreepte namen in de 
rode balk (
    Naam   
).


Printen
In de meeste modules ziet u rechtsonder in het scherm het print icoontje 
.
Door hierop te drukken kunt u de gegevens van de betreffende module printen.

Verplichte velden
Velden die aangeduid worden met een  zijn verplicht om in te vullen.

Bewerk gegevens
Gegevens die vooraf gegaan worden door een potlood Bewerken of door een potlood 
, kunt u bewerken door op het potlood te drukken.

Selecteer
Gegevens die vooraf gegaan worden door een vergrootglas , kunnen worden geselecteerd en vastgehouden door op het vergrootglas te drukken.

Inklappen Uitklappen
Op sommige plaatsen
kunt u deze groen pijl tegenkomen . Door er op te drukken kunt u naar wens detailgegevens zichtbaar maken (uitklappen) of er daarna weer op te drukken om onzichtbaar maken (inklappen) .


Mailen vanuit DigiMembers op selecties van personen

Op diverse plaatsen kunt u deze knop tegenkomen  waarmee u de geselecteerde personen kunt emailen. Door er op te drukken kunt u de emailadressen kopiëren die ingesteld staan bij de persoonsgegevens van de personen die in de selectie getoond worden. Uw emailprogramma zal zich openen en de emailadressen zullen naar de verzendbalk van uw emailprogramma worden gekopieerd. U vindt de knoppen onder Lessen ► Lessen in de lijsten rechts bij deelnemers en leiding, maar ook onder Personen ► Kaderleden


Helpteksten

Bij de invulvelden kunt u met uw muis bewegen over het help symbool waardoor zich een helptekst toont. In dat scherm met tekst ziet u ook een punaise. Als u daarop drukt blijft de tekst in beeld ook al gaat u met uw muis naar een ander deel van het scherm. Met de muis kunt u dan het veld met tekst verplaatsen over het beeld zodat u de tekst kunt lezen en gelijktijdig de aanwijzingen in de tekst volgen terwijl u handelingen uitvoert. Drukt u weer op de punaise dan zal het scherm met tekst vanzelf weer sluiten.

Document kopiëren/downloaden
Om een bestand vanuit het systeem naar uw computer te kopiëren komt u het volgende symbool  tegen .
Door te drukken op dit symbool achter het betreffende bestand, dat u wilt kopiëren, krijgt u een keuze om het bestand direct te openen of om het op te slaan op uw computer.
 


Print
Basisbegrip DigiMembers

 

Drie-eenheid. (Druk op deze link voor een schema)
In Digimembers hebben we te maken met een drie-eenheid. Als die goed is ingesteld heeft u een werkende facturatie.

Het gaat om een verbinding tussen de volgende drie:

1.Lessoort,

2.Les,

3.Contributie met prijzen.

Voorbeeld:
Maak een lessoort aan met de naam Sportfit55+. U maakt een les aan voor Sportfit55+ en koppelt die bij het aanmaken aan de lessoort Sportfit55+. Daarna maakt u een Contributie aan met de naam Sportfit55+ en maakt daarbij een prijs aan wat de contributie moet zijn voor die les. 

Als nu de les Sportfit55+ wordt toegevoegd bij een persoon, zal het systeem automatisch bij de persoon onder het tabblad Koppelingen Potlood Lid, een contributieregel neerzetten die voor de contributieberekening xal zorgen als er in het systeem facturen worden gegenereerd voor de contributieberekening. 
Als u dit principe goed voor ogen houdt, begrijpt u de werking van Digimembers.

 

Hou er rekening mee dat Lessen verbonden zijn aan Lessoorten en Lessoorten aan Contributies. Soms is het nodig veranderingen aan te brengen in de verbindingen (koppelingen) tussen een Les en de Lessoort en de Contributie in Digimembers. Als u veranderingen aanbrengt in deze verbindingen, zullen de contributieregels bij de leden naar die Lessen en Lessoorten door het systeem automatisch worden aangepast. Zorg ervoor dat vóórdat u veranderingen aanbrengt in deze verbindingen, eerst de contributieberekening gedaan is tot het moment van wijzigen. Daarna moet u er voor zorgen dat de contributieprijzen staan ingesteld zoals ze bij de nieuwe verbindingen moeten gaan werken en pas daarna moet u dan de gewenste nieuwe verbindingen tussen Lessen en Lessoorten en Contributie aanbrengen.

U mag altijd namen van lessen, nummers, namen van codes, namen van lessoorten, namen van contributies en de contributieprijzen aanpassen zonder dat dit de werking van DigiMembers veranderd. Vraag eventueel eerst advies aan de servicedesk DigiMembers in het meldingensysteem Topdesk, voordat u verandering gaat aanbrengen tussen de verbindingen.

Print
Gebruik DigiMembers

3 Niveaus van gebruik

U kunt DigiMembers op drie niveaus gebruiken.

1. Verstrekken ledengegevens en/of relaties beheren

2. Lesregistratie

3. Contributieberekening

Niveau 1, het verstrekken van ledengegevens is een verplichting die iedere bij de KNGU aangesloten organisatie heeft.

Het beheren van relaties en niveau 2 Lesregistratie en niveau 3 Contributieberekening zijn extra mogelijkheden die naar eigen inzicht gebruikt kunnen worden. Om niveau 2 te kunnen gebruiken dient u ook niveau 1 te gebruiken. Om niveau 3 te kunnen gebruiken dient u ook niveau 1 en 2 te gebruiken.


Over het verstrekken van ledengegevens zegt het huishoudelijk reglement van de KNGU het volgende:

Huishoudelijk reglement:

1.1.02. Verstrekking van ledengegevens

De verplichte verstrekking van de ledengegevens door de gewone leden, kandidaat-gewone leden, buitengewone leden en individuele leden dient te geschieden volgens de voorschriften van de KNGU. Van alle clubleden en van allen die enige bestuurlijke, organisatorische dan wel technische functie in de vereniging of organisatie vervullen dienen de op de betrokken persoon van toepassing zijnde gegevens via het beschikbaar gestelde verplichte ledenadministratieprogramma van de KNGU te worden aangeleverd.


Print
Inrichten DigiMembers

 

Start DigiMembers met de juiste volgorde van invoer.
Bij de start van het eerste gebruik van DigiMembers, moet u de volgende volgorde van invoeren van gegevens aanhouden. Deze lijst geeft slechts de volgorde weer. Kijk voor de inhoudelijke stappen bij de menu-onderdelen in deze handleiding.

Indien u voor het eerste gebruik een ledenbestand wilt importeren, dient dit als eerste te gebeuren. Een import overschrijft namelijk alles wat er in een portaal staat.

  1. Beheer ► Vereniging..........................................................(invoer verplicht, controleer de reeds ingevulde gegevens)

  2. Beheer ► Instellingen ► Financiële Gegevens.......................(bij gebruik contributieberekening)

  3. Beheer ► Basistabellen ► Bankrekening..............................(invoer verplicht)

  4. Beheer ► Instellingen ► Incassogegevens............................(in geval van gebruik incasso's. Vul de gegevens in aan de hand van uw incasso-overeenkomst met de bank)

  5. Beheer ► Basistabellen ► Lessoorten...................................(bij gebruik contributieberekening)

  6. Beheer ► Basistabellen ► Generaties...................................(bij gebruik contributieberekening)

  7. Beheer ► Instellingen ► Contributie Gegevens......................(bij gebruik contributieberekening)

  8. Beheer ► Basistabellen ► Contributieperiode........................(bij gebruik contributieberekening)

  9. Beheer ► Instellingen ► Basiscontributie...............................(bij gebruik contributieberekening als een basiscontributie gewenst is)

  10. Contributie  ► Contributie.....................................................(bij gebruik contributieberekening)

  11. Organisatie ► Organisatie.....................................................(bij gebruik lesregistratie en/of contributieberekening)

  12. Lessen ► Accommodaties met lesdagen en lestijden...............(bij gebruik lesregistratie en/of contributieberekening)

  13. Lessen ► Lessen...................................................................(bij gebruik lesregistratie en/of contributieberekening)

  14. Beheer ► Basistabellen ► Commissies.....................................(nodig om functies in te kunnen stellen)
  15. Beheer ► Basistabellen ► Functies.........................................(gebruik verplicht voor bondsfuncties van leden)
  16. Personen  ► Personen..........................................................(invoer verplicht, alle leden, bestuursleden, leiding, juryleden)

  17. Personen ► Personen ► tabblad Koppelingen ► (Opnieuw) Kaderlid maken. (invoer bondsfuncties verplicht)
  18. Personen ► Personen ► tabblad Lessen ►les(sen) koppelen..(bij gebruik lesregistratie en/of contributieberekening)

  19. Beheer ► Basistabellen ► Grootboekrekeningen....................(bij gebruik contributieberekening)

  20. Beheer ► Basistabellen ► Factuurtypen.................................(bij gebruik contributieberekening)

  21. Beheer ► Basistabellen ► Betaalwijzen facturen.....................(bij gebruik contributieberekening)

  22. Beheer ► Basistabellen ► Leskorting......................................(Indien u daarvan gebruik wil maken)

  23. Beheer ► Basistabellen ► Kenmerken....................................(Indien u daarvan gebruik wil maken)

  24. Beheer ► Basistabellen ► Diploma's.......................................(Indien u daarvan gebruik wil maken)

  25. Beheer ► Gebruikersbeheer

    Tip:
    Leeftijden en datums
    DigiMembers ziet de instellingen van datums en leeftijden altijd als "van" "tot".
    Voorbeeld 01-01-2008 - 01-01-2009 wordt door DigiMembers gezien als van 01-01-2008 tot en met 31-12-2008.
    Voorbeeld 1 - 16 jaar wordt door DigiMembers gezien als van 1 tot en met 15 jaar. U stelt bijvoorbeeld generaties als volgt in: Junior 0-16 Senior 16-100, of andere leeftijden als dat voor u van toepassing is.

Print